Norra Kalmar Läns Föreningsarkiv
" För att förstå sin framtid, måste man kunna sin
historia "
Besöksadress:
Postadress:
Telefon:Bryggaren, Spötorget
Spötorget 1, 593 30 Västervik
0490 - 340 90
Arkivföreståndare:
Öppet- och telefontider: Måndag - torsdag kl. 8.00 -
14.00 och Fredag kl. 8.00 - 13.00
Annan tid efter överenskommelse.
Ring gärna före ditt besök, så att vi kan ge dig den service du önskar.
Massor av papper
I föreningens dagliga verksamhet förekommer en rad olika handlingar. Det är protokoll, cirkulär, skrivelser, trycksaker, broschyrer, räkenskaper, fotografier, rekvisitioner, följesedlar, räkningar, verksamhetsberättelser, närvarolistor, kassatablåer, blanketter, formulär m.m.
Allt det här är naturligtvis inte lika angeläget att spara. Mycket har betydelse bara för dagen eller i något eller några år.
Men dessa handlingar skall ändå tas om hand i det dagliga föreningsarbetet. Det gäller därför att ha en plan eller några principer för hur kontorsrutinerna ska se ut. Det gäller att skilja ur det väsentliga materialet som skall sparas för framtiden.
Om det vore så väl att vi hade massor av plats vore det kanske önskvärt att allt kunde sparas, från protokoll till kvitton. Då skulle historikern i detalj kunna se vad föreningen sysslat med.
Den information som vi vill spara finns ofta på flera håll. Uppgiften på kassakvittot återkommer i dagboken, således behöver vi inte spara på verifikationer längre än den tid bokföringslagen bestämmer. Uppgifterna i månads- eller kvartalsrapporter återkommer som regel i årsrapporterna och vi behöver därför inte passa dessa särskilt länge.
Cirkulär som kommer från distrikts- eller riksförening sparas hos den organisation som utfärdar dessa. Vi talar här om utfärdaransvar för handlingarna.
En illustration över hur en betryggande förvaring bör ske, samtidigt som detta erbjuder forskningen viktigt källmaterial.
Vad ska sparas?
Det är framför allt din förenings egna producerade handlingar, samt skrivelser och övriga handlingar som är ställda direkt till föreningen.
Tänk på att många av dina föreningshandlingar är ett stycke historia. Här är några exempel på handlingar som skall sparas för all framtid:
- protokoll och verksamhetsberättelser
- års- och revisionsberättelser
- rapporter och motioner
- medlemsmatriklar och medlemslistor
- in- och utgående skrivelser
- kassaböcker
- jubileumsberättelser (historik)
- fotografier och tidningsurklipp
- övriga handlingar som föreningen anser sig värdefulla att arkivera
Förse alltid fotografier med datum och plats, samt uppgifter om vad eller vilka som finns på fotografierna, samt tidningsurklipp ur vilken tidning och vilket datum klippet är gjort.
Ordning och reda
Ordning och systematik är A och O i alla papperssammanhang. Framför allt ska man inte blanda ihop alla slags handlingar.
När du sätter in handlingar i pärmar bör du tänka på att placera dem i kronologisk ordning. När handlingarna inte längre är aktuella, är det enkelt att gallra i pärmarna och du slipper att sortera en massa blandat material. Du vinner själv på att ha en överblick och du hjälper dem som sedan ska ta hand om föreningens handlingar.
Hos oss får din förening en säker förvaring. Föreningen äger och bestämmer över sina handlingar. Vi förvarar och förvaltar dem, samt gör dem tillgängliga till forskning. Din förening avgör vilka som får utnyttja materialet.
Har du några frågor om hur man förvaltar ett arkiv, så vänd dig med förtroende till Norra Kalmar Läns Föreningsarkiv.